مستند سازی

ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺳﻨﺪ در ﻗﺎﻧﻮن ﺳﺎزﻣﺎن اﺳﻨﺎد ﻣﻠﯽ اﯾﺮان:‬ ‫ﮐﻠﯿﻪ اوراق، ﻣﺮاﺳﻼت، دﻓﺎﺗﺮ، ﭘﺮوﻧﺪهﻫﺎ، ﻋﮑﺴﻬﺎ، ﻧﻘﺸﻪﻫﺎ، ﮐﻠﯿﺸﻪﻫﺎ، ﻧﻤﻮدارﻫﺎ، ﻓﯿﻠﻢﻫﺎ، ﻧﻮارﻫﺎي ﺿﺒﻂ ﺻﻮت و‬‫ﺳﺎﯾﺮ اﺳﻨﺎدي ﮐﻪ در دﺳﺘﮕﺎه دوﻟﺖ ﺗﻬﯿﻪ ﺷﺪه و ﯾﺎ ﺑﻪ دﺳﺘﮕﺎه دوﻟﺖ رﺳﯿﺪهاﺳﺖ و ﺑﻄﻮر ﻣﺪاوم در ﺗﺼﺮف دوﻟﺖ‬‫ﺑﻮده از ﻟﺤﺎظ اداري، ﻣﺎﻟﯽ، اﻗﺘﺼﺎدي، ﻗﻀﺎﯾﯽ، ﺳﯿﺎﺳﯽ، ﻓﺮﻫﻨﮕﯽ، ﻋﻠﻤﯽ، ﻓﻨﯽ و ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﺑﻪ ﺗﺸﺨﯿﺺ ﺳﺎزﻣﺎن اﺳﻨﺎد‬ ‫ﻣﻠﯽ اﯾﺮان ارزش ﻧﮕﻬﺪاري داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ.‬‫»ﺳﻨﺪ ﻋﺒﺎرت اﺳﺖ از اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻀﺒﻮط اﻋﻢ از ﻧﻮﺷﺘﺎري، دﯾﺪاري، ﺷﻨﯿﺪاري ﮐﻪ ﺗﻮﺳﻂ اﺷﺨﺎص ﺣﻘﯿﻘﯽ ﯾﺎ ﺣﻘﻮﻗﯽ‬ ‫اﯾﺠﺎد ﺷﺪه و داراي ارزش ﻧﮕﻬﺪاري ﺑﺎﺷﺪ.

ﺗﻌﺮﯾﻒ ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬: ‫ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي، ﻓﺮآﯾﻨﺪ ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ، ﮔﺮدآوري، و در دﺳﺘﺮس ﻋﻤﻮم ﻗﺮار دادن ﺳﻮاﺑﻖ ﯾﺎ‬‫ﻣﺴﺘﻨﺪات ﻣﻮﺟﻮد از ﻗﺒﯿﻞ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت، ﻓﺎﯾﻞﻫﺎي ﮐﺎﻣﭙﯿﻮﺗﺮي، ﺗﺼﺎوﯾﺮ و… ﻣﯽﺑﺎﺷﺪ ﮐﻪ داراي ارزش‬‫ﺗﺎرﯾﺨﯽ ﺛﺎﺑﺘﯽ ﻣﯽﺑﺎﺷﻨﺪ.(ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي ﻫﻤﭽﻨﯿﻦ ﻣﯽﺗﻮاﻧﺪ اﺷﺎره ﺑﻪ ﺧﻮد ﺳﻮاﺑﻖ، اوراق، ﻋﮑﺲﻫﺎ و‬ ‫… داﺷﺘﻪ ﺑﺎﺷﺪ وﻟﯽ در اﯾﻨﺠﺎ ﺟﻬﺖ ﭘﺮﻫﯿﺰ از اﺷﺘﺒﺎه ، اﯾﻦ اﺻﻄﻼح را ﻓﻘﻂ ﺟﻬﺖ اﺷﺎره ﺑﻪ اﯾﻦ‬ ‫ﻓﺮآﯾﻨﺪ، ﺑﻪ ﮐﺎر ﻣﯽﺑﺮﯾﻢ)

ﺿﺮورت ﻣﺴﺘﻨﺪات و ﻣﺴﺘﻨﺪﺳﺎزي‬ ‫ﺗﺠﺮﺑﻪ، ﺟﻮﻫﺮ ﯾﺎدﮔﯿﺮي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ اﺳﺖ و از ﻣﻮﻓﻘﯿﺘﻬﺎ و ﺷﮑﺴﺘﻬﺎ ﺣﺎﺻﻞ ﻣﯽ ﺷﻮد. ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﮐﻤﮏ ﺑﻪ‬‫ﯾﺎدﮔﯿﺮي ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ، اﻟﮕﻮﺑﺮداري از ﺑﻬﺘﺮﯾﻨﻬﺎ، اراﺋﻪ اﻟﮕﻮﻫﺎي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﺑﻮﻣﯽ و ﺟﻠﻮﮔﯿﺮي از اﺗﻼف زﻣﺎن و‬ ‫ﻣﻨﺎﺑﻊ، ﻻزم اﺳﺖ ﺑﺎ ﺣﻔﻆ و اﻧﺘﻘﺎل ﺗﺠﺮﺑﻪ از ﻧﺘﺎﯾﺞ و ﻓﻮاﯾﺪ آن ﺑﻬﺮه ﮔﯿﺮي ﺷﻮد.‬‫اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﺟﺎري ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﺷﺪه ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن در ﺣﻘﯿﻘﺖ داراﯾﯽ اﺻﻠﯽ آن ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﺤﺴﻮب ﺷﺪه‬ ‫و ﺑﻘﺎ و ﺗﺪاوم ﺣﯿﺎت ﺳﺎزﻣﺎن ﻧﯿﺰ ﺗﺎ ﺣﺪ زﯾﺎدي ﺑﻪ آﻧﻬﺎ ﺑﺴﺘﮕﯽ دارد . اﯾﻦ اﺳﻨﺎد ﻧﺒﺎﯾﺪ ﺑﻪ ﺳﺎدﮔﯽ در‬ ‫ﻣﻌﺮض ﺧﻄﺮ و اﺳﺘﻔﺎده ﻫﺎ ي ﻏﯿﺮ ﻣﺠﺎز ﻗﺮار ﮔﯿﺮﻧﺪ و در ﻋﯿﻦ ﺣﺎل در ﺻﻮرت ﻧﯿﺎز ﺑﺎﯾﺪ ﺑﺎ ﺳﺮﻋﺖ ﻫﺮ‬‫ﭼﻪ ﺑﯿﺸﺘﺮ در دﺳﺘﺮس ﻗﺮار ﮔﺮﻓﺘﻪ و ﺑﻪ ﺳﻬﻮﻟﺖ ﺑﻪ دﯾﮕﺮان ﻣﻨﺘﻘﻞ ﺷﻮد . ﺗﻨﻮع و ازدﯾﺎد ﺷﻤﺎر ﻣﺴﺘﻨﺪات‬ ‫و از ﻫﻤﻪ ﻣﻬﻤﺘﺮ اﺷﻐﺎل ﺑﯿﺶ از ﺣﺪ ﻓﻀﺎ ﺗﻮﺳﻂ اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺑﺎﻋﺚ ﺷﺪه اﺳﺖ ﺗﺎ ﺗﻤﺎﻣﯽ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ،‬ ‫ﮐﺎرﺧﺎﻧﻪﻫﺎ، ﺷﺮﮐﺖﻫﺎ و ﺻﺎﺣﺒﺎن ﺻﻨﺎﯾﻊ ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺑﺮاي ﺳﻬﻮﻟﺖ ﺑﺎزﯾﺎﺑﯽ اﻃﻼﻋﺎت ﻣﻮﺟﻮد و ﻣﻮرد اﺣﺘﯿﺎج‬‫در اﯾﻦ ﻣﺴﺘﻨﺪات ﺑﻪ ﻓﮑﺮ اﯾﺠﺎد ﯾﮏ ﭘﺎﯾﮕﺎه داده ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﺑﻬﺮهﮔﯿﺮي از ﻓﺮمﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺑﺮاي ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه‬ ‫ﻧﻤﻮدن ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺴﺘﻨﺪات )آرﺷﯿﻮ ﻣﺪارك( ﺧﻮد ﺑﺎﺷﻨﺪ.

در واﻗﻊ اﻃﻼﻋﺎﺗﯽ ﮐﻪ در اﯾﻦ اﺳﻨﺎد‬ ‫وﺟﻮد دارد، در ﺑﺨﺶﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ ﮐﺎري ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز اﺳﺖ و ﺑﺎﯾﺪ ﺑﻪ آﻧﻬﺎ ﻣﺮاﺟﻌﻪ ﺷﻮد. ﺳﯿﺴﺘﻢ‬ ‫ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺪارك در واﻗﻊ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﮐﺎﻣﻠﯽ ﺑﺮاي ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ و آرﺷﯿﻮ ﮐﻠﯿﻪي اوراق اداري و ﻣﺪارك‬ ‫اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺳﺎزﻣﺎنﻫﺎ ﺑﺎ ﺣﻔﻆ ﺗﺎرﯾﺨﭽﻪي ﺗﻐﯿﯿﺮات ﻫﺮ ﯾﮏ از آنﻫﺎﺳﺖ.‬ ‫ﮔﺴﺘﺮش ﻓﻌﺎﻟﯿﺘﻬﺎي ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ ، ﺷﺮﮐﺘﻬﺎ و ارﮔﺎﻧﻬﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ و اﻓﺰاﯾﺶ ﺗﻌﺎﻣﻼت داﺧﻞ و ﺧﺎرج ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ‬ ‫آﻧﻬﺎ ، ﻟﺰوم دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺳﺮﯾﻊ و آﺳﺎن ﺑﻪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك و اﺳﺘﻔﺎده از ﺗﮑﻨﻮﻟﻮژي ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻣﺪارك را‬ ‫اﺟﺘﻨﺎب ﻧﺎﭘﺬﯾﺮ ﻣﯽ ﻧﻤﺎﯾﺪ.

آخرین مطالب مرتبط با مستندسازی را اینجا ببینید: